MENYIAPKAN TEKNOLOGI INFORMASI DIMASA PANDEMIK COVID-19

ABSTRAK

Virus Corona atau Severe Acute Respiratory Syndrome Coronavirus 2 (SARS-CoV-2) adalah virus yang menyerang sistem pernapasan. Penyakit ini lebih sering disebut COVID-19. Dengan adanya COVID-19 peran teknologi informasi menjadi tantangan serta peluang bagi pemilik bisnis untuk beradaptasi agar bisnis yang dimiliki tetap bisa produktif dan efektif, baik untuk kegiatan sehari-hari, administratif, dan pendukung kegiatan lainnya.

PENDAHULUAN

Teknologi informasi dapat digunakan dan dimanfaatkan dalam banyak kegiatan oleh perusahaan / pemilik bisnis, mulai dari otomatisasi kegiatan administrasi dan layanan utama yang dimiliki. Menurut pendapat pribadi penulis terdapat beberapa peran teknologi informasi dalam sebuah perusahaan yaitu sebagai:
1. Meningkatkan pemasaran
2. Membangun komunikasi
3. Otomatisasi proses
4. Melindungi informasi penting
5. Menjaga ketersediaan informasi
Namun tidak semua peran tersebut diimplementasikan di perusahaan / pemilik bisnis, tergantung dari pemangku kepentingan serta tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Aspek-aspek pengelolaan teknologi informasi di perusahaan
Beberapa perusahaan/pemilik bisnis yang sedang menghadapi masa-masa sulit dengan adanya pandemik Covid-19 menghadapi pilihan untuk penggunaan teknologi dan sistem informasi yang diperlukan. Pilihan itu antara lain:
1. Memilih teknologi dan sistem informasi yang efektif dan produktif dengan harga relatif lebih murah namun harus dikelola sendiri dengan sumber daya internal, atau;
2. Memilih teknologi dan sistem informasi yang efektif dan produktif dengan bantuan outsourcing
Pilihan alternatif pilihan lain namun solusinya akan kembali pada tujuan pada paradigma kepemimpinan yang ada di masing-masing perusahaan. Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan aspek-aspek pengelolaan teknologi informasi, khususnya tentang proses pengelolaan teknologi informasi ke depannya.
Perusahaan direkomendasikan untuk memulai dengan pengendalian teknologi informasi yang dapat menggunakan siklus P-D-C-A (Plan – Do – Check – Act). Siklus ini sangat cocok untuk dipergunakan dalam kegiatan perbaikan berkelanjutan (Continues Improvement) untuk mencapai produktivitas yang cukup tinggi.
Indikator Plan Do Check Act
Teknologi dan sistem informasi yang efektif dan produktif namun harus dikelola sendiri dengan sumber daya internal Merencanakan riset teknologi dan sistem informasi berbasis sumber terbuka (open source) Melakukan riset media sumber terbuka (open source) Telah ditemukan beberapa media open source yang sesuai dan dapat digunakan oleh perusahaan.

Contoh:
1. Rocket chat
2. Jitsi
3. Next Cloud
Hasil dapat diterima manajemen, namun perlu dibahas lebih lanjut untuk finalisasi pilihan yang ada
Teknologi dan sistem informasi yang efektif dan produktif dengan bantuan outsourcing
Merencanakan pencarian vendor terkait Melakukan pencarian vendor terkait Telah ditemukan beberapa vendor teknologi informasi yang menawarkan solusi bisnis, di antaranya:
1. Proxsis biztech Hasil dapat diterima manajemen, namun perlu dibahas lebih lanjut untuk finalisasi pilihan yang ada

KEPEMIMPINAN YANG INOVATIF

Dalam kondisi pandemik Covid-19, tentu aktivitas fisik di luar rumah akan banyak menemui hambatan. Social Distancing ditambah dengan penerapan Pembatasan Sosial Berskala Besar menjadi salah satu faktor utama organisasi untuk mencari jalan keluar terhadap kegiatan operasional bisnis.
Beruntung pada masa ini, teknologi sudah demikian maju. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam pandemik Covid-19 menjadi alternatif solusi.
Namun perlu kepemimpinan yang inovatif untuk mengolah teknologi tersebut menjadi sesuatu yang berguna. Tidak hanya aspek yang bersifat teknis, namun juga aspek-aspek pengelolaan menjadi hal yang perlu diperhatikan. Pengelolaan yang baik menuntut adanya kepemimpinan yang peka, sesuai, dan mampu menjawab tantangan dalam implementasi teknologi informasi. Nantinya optimalisasi penggunaan teknologi informasi akan menjadi alat bagi organisasi untuk mendorong tumbuhnya kreativitas dan inovasi baru dalam rangka menjaga operasional bisnis.
Ciri-ciri umum pemimpin yang inovatif, antara lain:
1. Memiliki visi dan misi
2. Memiliki semangat (passion)
3. Pandai dan peka membaca peluang
4. Senang menghadapi tantangan
5. Tidak takut gagal
6. Menjadi motivator untuk lingkungan sekitarnya
7. Siap bekerja sama
Tentu masih ada ciri-ciri lain selain yang disebutkan di atas . Komunikasi dan kolaborasi merupakan aspek sangat penting dalam keberlangsungan bisnis organisasi. Walaupun ada pandemik Covid-19, komunikasi seharusnya tidak boleh terganggu dan harus dapat selalu diukur pencapaiannya. Antara lain dengan cara sebagai berikut:
No Agenda Periode Pihak yang mengikuti Metode komunikasi Topik komunikasi
PIC / Penanggung jawab
1 Rapat proyek pekanan 1 x sepekan
Seluruh karyawan terkait ● Tele konferensi
● Email ● Laporan kemajuan
● Isu proyek
Divisi terkait
2 Rapat koordinasi pekanan dengan vendor 1 x sepekan
Seluruh karyawan terkait • Tele konferensi
• Email • Proses penerapan
Divisi terkait
3 Kuartal review 3 bulan sekali ● Manajemen
● Seluruh unit terkait ● Tele konferensi
● Email ● Hasil KPI Pegawai
● Hasil KPI divisi / unit Manajemen & divisi terkait

KESIMPULAN

Berdasarkan uraian di atas, terlihat bahwa pemimpin organisasi / pemilik bisnis sangat perlu untuk memperhatikan aspek-aspek pengelolaan teknologi informasi, khususnya terkait dengan metode-metode yang dapat diukur serta tidak mengurangi produktifitas saat pandemik covid-19 merebak. Potensi risiko yang mungkin terjadi saat implementasi harus diperhitungkan secara matang sebelum mengambil strategi yang akan diambil. Selain itu pemimpin organisasi / pemilik bisnis harus memiliki jiwa kepemimpinan yang inovatif. Antara lain memiliki visi dan misi, memiliki semangat, pandai dan peka membaca peluang, senang menghadapi tantangan, tidak takut gagal, menjadi motivator untuk lingkungan sekitarnya, serta bekerja sama. Kepemimpinan yang inovatif akan sangat berguna dalam mengendalikan serta mengelola teknologi informasi untuk menghadapi tantangan pandemik Covid-19 saat ini.